演奏会で使ってきた書類のテンプレート集を公開します

今までに使った演奏会の書類をテンプレート化してみました。

公開して、いろんな方に見てもらうことで、「初めて演奏会をします」とか「毎回作るの大変なんです」という方の役に立てばと思っています。

ご使用の際には、Twitterとかfacebookとかで一報いただけたらうれしいです。

そのときに「こうしたほうがいいんじゃないの?」とか「こんな書類のテンプレートがあったらいいな」いう意見もいただけたらもっと嬉しいです。

目次

公開しようと思った理由

というのも、若い演奏家が自分で企画して演奏会を開催する場合、

「気合入れて、とにかく自分の練習だけに集中!」

というわけにはいかないのが現状です。

演奏会のありとあらゆる雑事をすべて1人ですることがほとんどじゃないでしょうか。

・会場の確保
・チラシを作る(依頼する)
・チケットを作る(依頼する)
・プログラムを作る(依頼する)
・プログラムノートの作成
・広報活動
・後援、協賛などの依頼
・チケット取り扱い依頼
・スタッフの確保・打ち合わせ
・共演者、出演者のスケジュールの確保
・当日のケータリングの用意

・・・・・・・などなど

 

ぱっと思いつくあたりでもこのくらい・・ですかね。もっとあると思います。

特に「初めて開催するぞ!」となった場合には、この業務たちが壁のように立ちはだかります。

ただでさえ自主企画の演奏会は、演奏の緊張と「お客さんきてくれるかな?」という不安でいっぱいいっぱいなのに。

 

負担を軽くするために

ですので、今回私のテンプレートを公開することにしました。

まだまだ不完全なものですが、小規模の演奏会であればマネして使えるのではないかと思います。

使ってもらう→意見をもらう→改良する→公開する→使ってもらう→・・・・

といった感じで、意見を頂いてどんどん良いものができれば、良いサイクルが生まれるのではないかなと思っています。

みなさんの「演奏会の演奏じゃない部分」の負担が軽くなりますように!

 

アップした書類

  • 予算書、決算書
  • チケット納品書
  • 演奏会案内状
  • 演奏会のプログラム広告掲載のお願い
  • 演奏会タイムテーブル
  • 影アナ原稿
  • セッティング表
  • 演奏会実施報告書
  • 当日あったら役立つ書類たち

※随時、追加しています。

演奏会案内状

演奏会案内状テンプレート

演奏会のチラシを同封してお送りするつもりにしているテンプレートです。

演奏会のプログラム広告掲載のお願い

広告掲載のお願いテンプレート

楽器店さんに、プログラムに乗せる広告をお願いするときに使っている書類です。
こちらは別紙で演奏会の開催概要を用意するつもりにしています。

演奏会タイムテーブル

演奏会タイムテーブルテンプレート

小規模で「当日会場入り→リハーサル」のときはこちらを使っています。
舞台転換があるとき、凝った照明にするときは、さすがに1枚に収まらないので別紙にしています。

影アナ原稿

影アナ原稿

とりあえず乗せてますが、検索するとたくさん出てきます。
演奏会によっては、影アナを工夫して楽しませるところもあるので、参考までに。

セッティング表

セッティング表テンプレート

室内楽くらいを想定して、簡単な作りになっています。個人的にはもっと使い勝手が良くできそうな気がしています。
必要に応じて印刷して使う感じになっています。

演奏会実施報告書

演奏会報告書テンプレート

後援・広告などをいただいた場合は、この書類とフライヤー・プログラムなどを持って、お礼にうかがいます。

当日あったら役に立つ書類たち

受付まわりテンプレ

控え室まわりテンプレ

 

免責事項

大丈夫だとは思いますが、この書類を使った際に何か問題があった場合の責任は負いかねますので、そこはご理解のうえ使用してください。

また、予告なく変更したり新しいものを追加したりする予定です。

公開は.pdfでしていますが、元のデータは.docxや.xlsxなど、ワードやエクセルを使って作成しています。

私自身は商用利用可能なものを使っていますが、ソフトによっては非商用利用でしか使えないもの(無料版のOffice Onlineとか Office Mobileとか)もあるため、今のところ.pdfのみで公開しています。

有料の演奏会は商用利用になると思うので、商用利用可能で上記の拡張子が開けるソフトをお持ちの方で、元のデータで欲しい方はお手数ですが、TwitterかFacebookもしくはこのホームページからご連絡ください。